熟练使用办公软件——你是认真的吗？

特丽莎 · 发表于 2023-2-16 16:11:57

2020国庆期间的一则新闻真的是非常amazing啊——
英国漏报将近 16000 个新冠病例，因 Excel 超出最大值未更新，如何看待这件事情？
这个锅谁来背？
Excel？不存在的！
说到底，你还是不能「熟练使用」办公软件啊！
<hr/>本科曾修读过一门叫做《微软办公软件国际认证专修课》的公选课。期末有个福利，就是会统一组织报名Microsoft Office Specialist（MOS）的国际认证测验。包括我在内的大部分同学最后都拿到了Word专家级（Expert）、Excel专家级（Expert）、PowerPoint专业级（Specialist）的国际认证。
但这一纸证书就能证明你可以“熟练使用办公软件”了吗？不一定。现在很多人都会在简历里写“熟练使用办公软件”这句话，然而大概率的真相却是：九成的人只用了一成的Office，还未必能用得熟练。
基于MOS课程的技能储备和多年来在Office三大件上的“摸爬滚打”，我觉得有必要把一些Office实用技巧总结一下分享给大家（其中有的技巧可能你已经知道了，这很好）。

提前说明：本文不是教程，不会事无巨细地教学，有些功能不是三两句话就能掌握的。如果想学习更多，可自行查阅相关的教程、视频、参考书。

<hr/>工欲善其事，必先利其器

不少人电脑里装的Office还是2010、2007甚至2003的版本——这就很棘手。Office近年来经历过多次版本更新，从Office 2013、2016、2019一直到Office 365，最新的LOGO长这样：

这里首先分享一个免费好用的Office下载安装工具「Office Tool Plus」，以及另一个你可能会感兴趣的网站「Mac萌新网」，此处省略1000字……
Part 1：Word

快捷键
- F4：重复上一次操作
- Ctrl + Alt + V：选择性粘贴（例如粘贴为无格式的纯文本）
- Ctrl + Alt + Enter：产生一个“合并段落符号”，将两段合并为一段，从而可以使它们应用不同的样式或大纲级别（通常搭配Word样式一起使用）
- Ctrl + F或H：查找或替换（如果选中某区域则只找该区域）
- Alt + Shift + ↑或↓：将某行上移或下移
- Alt + Shift + ←或→：将某行的大纲级别升级或降级
- Shift + F3：对光标所在的单词或选中的内容切换大小写（全部大写 / 首字母大写 / 全部小写）
通配符（查找替换时使用）
- ?：任意单个字符
- *：任意字符串（单个或多个字符）
- ^p：段落标记
- ^l：段落内的“小换行符”
- ^t：制表符
分页符与分节符
- 分页符（Ctrl + Enter）可以使下一页单独另起一页而不受前一页内容的影响，不少人会敲N多个回车来手动分页，那么从今天起请用分页符
- 分节符（布局 → 分隔符 → 分节符）可以使文档分割成多个互不影响的版面或章节（各个章节可以有独立的版式设定），比如某几页是竖排版、某几页是横排版，或者前面目录的页码用罗马数字表示、后面正文的页码用阿拉伯数字表示，都是通过分节符实现的
样式与多级列表
- 你还在手动调格式吗？Word样式了解一下！例如我们要写一篇论文，每一级标题都有其固定的格式要求，我们不可能一个个手动去调格式，也不可能一个个手动去加编号（例如1.1、1.2、1.2.1）——通过设置样式 + 多级列表，可以轻松实现全文格式的统一管理和标题编号的自动分级，并可以在左侧导航栏自动生成目录结构，便于总览全文框架
自定义目录模板
- 在多级标题的基础上，Word可以自动生成目录，但显然这个目录的格式未必符合论文格式要求，所以你可以自定义目录模板，使得每次目录更新都能保持你自定义的格式
文档比较与合并
- 这个想必很多人也知道，如果两个版本的文档，新的一版没有采用修订模式修改，其实没关系，用文档比较就能找出所有存在差异的地方，让修订痕迹无处可藏
新建窗口与拆分
- 在“视图—窗口”菜单里面，如果需要同时看同一个文档的两个地方，那么就新建窗口或把当前窗口拆分一下，这个应该知道的人也不少吧
借助表格控制文本位置与对齐
- 这算是一个小技巧，如果对文本排版有比较复杂和精确的要求，可以借助表格来排版
花哨字体永久嵌入
- 不敢用花哨字体怕别人打开看不到？没关系，Word选项 → 保存 → 将字体嵌入文件

Part 2：Excel

快捷键
- F4：公式中“相对引用—绝对引用”的切换（A1、$A$1、A$1、$A1）
- Ctrl + Alt + V：选择性粘贴
- Ctrl + Shift + →↓←↑：选中这一格开始的整行/列（前提是有个常规的数据表区域）
- Shift + →↓←↑：从这一格开始上下左右逐格选
- Ctrl + →↓←↑：有数据时跑到数据的边界
- Ctrl + D（= Down）：向下填充（上复制到下）
- Ctrl + R（= Right）：向右填充（左复制到右）
鼠标相关骚操作
- 鼠标放在单元格右下角，变黑色十字时双击：在其他列有数据的情况下本列自动填充（通常用于新增列的自动填充，填充行数等于其他列的行数，所以其他列一定要先有数据搁那儿撑着场面）（PS：很多人填充某一列的做法就是一直拉啊拉啊拉啊……）
- 整行/列选中后，“Shift + 鼠标左键”按住选中行或列区域的“边界线”拖动：挪动该行/列至其他位置（即置换行列的位置，不会覆盖内容）
IF、IFS、IFNA、IFERROR函数
- 很基础的函数，懒得打字了，自行查阅用法
COUNTIFS、SUMIFS、AVERAGEIFS、MAXIFS、MINIFS函数
- 很基础的函数，懒得打字了，自行查阅用法
INDEX + MATCH组合函数
- 索引匹配：根据某单元格内容，查询另一个表单里与之匹配的某行的其他变量（比如根据一个学号，查询并返回这个学生对应的姓名、性别、班级、成绩等）
- 很多人以“熟练使用VLOOKUP函数”为豪，这就贻笑大方了，INDEX + MATCH了解一下，完虐LOOKUP家族
数据透视表
- 很实用的工具，懒得打字了，自行查阅用法

Part 3：PowerPoint

快捷键
- （基本同Word快捷键）
管理PPT的结构层级
- 左侧索引窗格，可右键“新增节”，即可拆分出不同层级，便于统一管理
自定义PPT模板（“幻灯片母版”）
- 我目前都是使用自己做的PPT模板，已经有了多次版本迭代（但仅供我自己使用，为了防止撞设计）
- 读者可以根据自己的审美和偏好来设计模板，具体操作方法懒得打字了，自学
自定义配色方案与字体方案
- 制作PPT的一个大忌就是一屏一屏调格式，那会累死的，正确的做法是使用PPT“母版”的配色和字体方案（视图 → 幻灯片母版 → 背景 → 颜色/字体，可以选择现成的方案或自定义新的方案）
保存高清截图（注册表设置dpi值）
- PPT可以用来制作比较复杂的图表，比如科研里面可能会使用到的流程图、变量关系图、模型路径图等等，但直接另存为JPG、PNG、TIFF等图片格式，清晰度会比较低，达不到一般的出版要求（300 dpi及以上）
- 我们需要通过修改注册表中PPT输出图片的dpi值来增加图片清晰度，具体方法可参考：https://support.microsoft.com/en-us/kb/827745
PPT另存为只读放映格式（防君子不防小人）
- 很多人希望自己PPT的内容不被别人盗用，或者说，不被直接复制粘贴，那么你可以把PPT另存为只读放映格式（后缀名是.ppsx），生成的新文件是可以照常放映的，只是无法再进入PPT编辑模式了，也就无法被直接复制粘贴
什么样的PPT是一个好的PPT？
- 不少人会把PPT做得花里胡哨，在某些特定场合下这是可以的，但一般来说，PPT的好坏并不取决于看上去的美观度或色彩丰富程度，如果过于花里胡哨，反而是减分的
- PPT的本质是“可视化、具象化”，如果你的PPT可以达到“便于理解、容易记忆”的水准，那么就可以称为一个好的PPT
- 文字的作用是提示，而不是读，因此不能出现大段大段的文字，更不能照着PPT念稿子

尾注：上述内容肯定不全面，欢迎在评论区补充留言！

虾米无名 · 发表于 2023-2-16 16:12:27

微软办公软件国际认证专修课，这门课在大学生课程网上有嘛

幸福一生一世 · 发表于 2023-2-16 16:13:18

不知道

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